Ein Online-Aufnahmeverfahren, vom ersten Link bis zur ersten Lektion
Das Online-Aufnahmeverfahren von Ilmoria läuft auf derselben Plattform, auf der die Schüler später lernen. Familien bewerben sich über einen privaten Link, laden Dokumente hoch und legen Einstufungstests ab. Ihr Team prüft und sagt zu, Eltern und Schüler unterschreiben die Anmeldeunterlagen online, und Rechnungen und Quittungen folgen. Das Personal sieht, wo jeder Bewerber steht, ohne Papierformularen oder E-Mail-Anhängen hinterherzulaufen.
Private Bewerbungslinks
Jeder Link ist für genau eine Familie erstellt, sodass Bewerbungen von Familien kommen, die Sie eingeladen haben.
Einstufungstests online
Bewerber legen Tests in Mathematik, Englisch und Naturwissenschaften ab, bevor Sie sie einstufen.
Unterschrieben und abgerechnet
Die Schülerverwaltung sieht, wer die Anmeldeunterlagen unterschrieben hat, und die Buchhaltung, was bezahlt ist.
Bewerber mit einem privaten Link einladen
Die Aufnahme beginnt mit einer Einladung. Ihr Aufnahmeteam oder die Schülerverwaltung erstellt einen privaten Anmeldelink für eine Familie und schickt ihn ihr zu. Jeder Link enthält einen langen geheimen Code und eine Referenznummer für diese Bewerbung, sodass Bewerbungen von Familien kommen, mit denen Sie in Kontakt sind. Die Familie füllt die Online-Bewerbung aus und lädt Nachweise hoch, etwa frühere Zeugnisse und die Quittung für eine per Überweisung bezahlte Bewerbungsgebühr. Alles kommt in Ilmoria an, beim jeweiligen Bewerber abgelegt, statt in einem gemeinsamen Posteingang.
Bewerbungen an einem Ort prüfen und annehmen
Jede Bewerbung hat einen Status, den das Personal während der Bearbeitung aktualisiert: eingeladen, eingereicht, in Prüfung, dann angenommen oder abgelehnt. Jedes Mitglied des Aufnahmeteams kann eine Bewerbung öffnen, die Dokumente prüfen und sehen, wo sie steht, ohne Kollegen zu fragen oder E-Mail-Verläufe zu durchsuchen. Wenn eine Schule die meisten Bewerbungen in wenigen arbeitsreichen Wochen erhält, verhindert diese gemeinsame Ansicht, dass Akten zwischen einzelnen Personen verloren gehen. Die Dokumente der Bewerber sind nur für das Personal sichtbar, dessen Rolle sie erfordert.
Einstufungs- und Aufnahmetests
Zeugnisse verschiedener Schulen und Länder lassen sich schwer vergleichen. In Ilmoria legen Bewerber Einstufungs- oder Aufnahmetests in Mathematik, Englisch und Naturwissenschaften online ab, sodass Ihr Team eigene Nachweise hat, bevor es einen Schüler einer Klassenstufe oder einem Niveau zuordnet. Bewerber legen die Tests von zu Hause ab, was Familien hilft, die sich aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land bewerben. Nach der Aufnahme prüfen Lehrkräfte den Lernstand mit Online-Prüfungen, die Zeitlimits, zufällige Fragenreihenfolge und Integritätsprüfung unterstützen.
Anmeldeunterlagen, online unterschrieben
Auch angenommene Schüler haben vor dem Start noch Formalitäten zu erledigen. In Ilmoria unterschreiben der Schüler und ein Elternteil die Anmeldeunterlagen online, darunter die Bestätigung des Schülerhandbuchs, die Schulrichtlinien und die Schulgeldbedingungen. Die Schülerverwaltung sieht, wer unterschrieben hat und wer nicht, und kann so vor dem ersten Schultag gezielt bei den richtigen Familien nachfassen, statt Papierformulare zu sortieren.
- Bestätigung des Schülerhandbuchs, unterschrieben von Schüler und Elternteil
- Schulrichtlinien und Schulgeldbedingungen im selben Schritt angenommen
- Ein klarer Überblick für die Schülerverwaltung, was noch aussteht
Rechnungen, Quittungen und Zahlungsstatus
Die Buchhaltung arbeitet auf derselben Plattform wie das Aufnahmeteam. Jeder Schüler hat Rechnungen und Quittungen, und die Schule erfasst jede Zahlung und die Zahlungsart: bar, per Überweisung, Karte oder Scheck. Jede Rechnung zeigt ihren Status, ob offen, bezahlt, überfällig, in einer Kulanzfrist oder angehalten, sodass Buchhaltung und Schülerverwaltung wissen, welche Familien sie kontaktieren müssen. Eltern sehen und drucken Rechnungen und Quittungen im Elternportal. Sobald ein Schüler einer Jahrgangsstufe und Klasse zugeordnet ist, schreibt Ilmoria ihn automatisch in alle zugehörigen Kurse ein. Unser Leitfaden zur Schulverwaltungssoftware zeigt, wie das Aufnahmeverfahren ins Gesamtbild passt.
Häufige Fragen
Wie beginnen Familien eine Bewerbung?
Mit einem privaten Anmeldelink, den Ihr Aufnahmeteam oder die Schülerverwaltung schickt. Die Familie öffnet den Link, füllt die Online-Bewerbung aus und lädt Nachweise hoch. Jeder Link ist für genau eine Familie erstellt und trägt eine Referenznummer. So kommen Bewerbungen von Familien, die Sie eingeladen haben, und das Personal kann jedes Formular dem richtigen Bewerber zuordnen.
Welche Dokumente können Bewerber hochladen?
Bewerber laden mit ihrer Online-Bewerbung Nachweise hoch, etwa frühere Zeugnisse und Quittungen für per Überweisung bezahlte Gebühren. Die Dokumente bleiben an die Bewerbung angehängt, sodass die Prüfenden sie an einem Ort neben dem Status sehen, statt Anhänge aus E-Mails zu sammeln und von Hand dem richtigen Schüler zuzuordnen.
Welche Einstufungstests gibt es?
Ilmoria unterstützt Einstufungs- und Aufnahmetests in Mathematik, Englisch und Naturwissenschaften, die Bewerber online ablegen. Die Ergebnisse geben Ihrem Aufnahmeteam eigene Nachweise, um einen Schüler in die richtige Klassenstufe oder auf das richtige Niveau einzuordnen. Das hilft, wenn Zeugnisse von verschiedenen Schulen, aus verschiedenen Lehrplänen oder Ländern stammen und schwer vergleichbar sind.
Können Eltern Anmeldeunterlagen online unterschreiben?
Ja. Der Schüler und ein Elternteil unterschreiben die Anmeldeunterlagen online, darunter die Bestätigung des Schülerhandbuchs, die Schulrichtlinien und die Schulgeldbedingungen. Die Schülerverwaltung sieht, wer unterschrieben hat und wer noch unterschreiben muss, und fasst vor Beginn des Schuljahres gezielt bei einzelnen Familien nach, statt ausgedruckten Formularen hinterherzulaufen.
Können Familien online bezahlen?
Nein. Ilmoria nimmt keine Kartenzahlungen online entgegen. Familien bezahlen die Schule wie bisher bar, per Überweisung, mit Karte im Sekretariat oder per Scheck, und die Schule erfasst jede Zahlung. Jede Rechnung zeigt, ob sie offen, bezahlt, überfällig, in einer Kulanzfrist oder angehalten ist, und Eltern sehen und drucken Rechnungen und Quittungen im Elternportal.
Funktioniert das Aufnahmeverfahren auch für Hochschulen?
Ja. Es gelten dieselben Schritte: private Bewerbungslinks, Online-Bewerbungen mit Dokumenten, Einstufungstests etwa in Englisch oder Mathematik, unterschriebene Anmeldeunterlagen und Rechnungen mit klarem Status. Angenommene Studierende melden sich dann jedes Semester über die Kursanmeldung für Kursgruppen an. Das Gesamtbild zeigt die Seite Hochschulen.
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