Wer Software für die Schule sucht, stößt auf drei Bezeichnungen: LMS, SIS und ERP, oft gemeinsam als „Schulverwaltungssoftware“ verkauft. Anbieter dehnen jede Bezeichnung aus, damit sie mehr abdeckt, sodass dieselbe Funktion unter allen dreien auftauchen kann. Am Ende werden Noten an zwei Stellen eingetragen, die Telefonnummern der Eltern unterscheiden sich von System zu System, und niemand weiß sicher, welcher Datensatz stimmt.
Dieser Ratgeber erklärt die Frage LMS vs. SIS verständlich, nimmt das Schul-ERP hinzu, zeigt, wo sich die drei überschneiden, und gibt Ihnen einen einfachen Weg, um zu entscheiden, was Ihre Schule oder Hochschule tatsächlich braucht.
Was ein LMS leistet
In einem Lernmanagementsystem (LMS) findet Lehren und Lernen statt. Lehrkräfte erstellen Kurse, veröffentlichen Lektionen, stellen Aufgaben und Quizze, korrigieren Arbeiten und geben Feedback. Lernende lernen, reichen Arbeiten ein und sehen ihre Ergebnisse. An Schulen verfolgen auch Eltern dort den Fortschritt.
- Kurse, Lektionen und Lernmaterialien
- Aufgaben, Quizze und Prüfungen
- Korrektur, Bewertungsraster und Feedback
- Ein Notenbuch für laufende Leistungen
- Diskussionen, Ankündigungen und Nachrichten
- Links zu Live-Unterricht und Stundenplänen
Die täglichen Nutzer sind Lehrkräfte und Lernende. Ein LMS beurteilen Sie danach, ob Lehren und Lernen einfacher werden.
Was ein SIS leistet
Ein Student Information System (SIS), auf Deutsch oft Schülerverwaltungssoftware genannt, ist das maßgebliche System für die Daten der Lernenden. Es hält fest, wer jede Schülerin und jeder Schüler ist, wofür sie eingeschrieben sind und welche offiziellen Ergebnisse sie haben.
- Aufnahme, Bewerbungen und Einschreibung
- Daten zu Lernenden und Familien
- Klassenlisten, Kursgruppen und Stundenpläne
- Offizielle Anwesenheit
- Endnoten, Notenauszüge und GPA
- Berichte für Ministerien, Akkreditierungsstellen und Aufsichtsgremien
Die täglichen Nutzer sind Schülerverwaltung oder Studierendensekretariat, Studierendenservice und Schulverwaltung. In mehreren Ländern müssen Schulen außerdem an eine staatliche Plattform berichten, etwa an Noor, das System des saudischen Bildungsministeriums für Schuldaten, Anwesenheit und Ergebnisse. Welches System auch immer Ihre offiziellen Daten führt, es muss liefern können, was diese Plattformen verlangen.
Was ein Schul-ERP leistet
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Im Bildungsbereich meint der Begriff meist Software für die betriebliche Seite einer Schule: Finanzen, Gebühren, Personal, Einkauf und Betrieb. Viele Produkte, die als Schul-ERP oder Schulverwaltungssoftware verkauft werden, enthalten auch SIS-Funktionen, und manche bringen ein einfaches LMS mit.
- Gebührenordnungen, Rechnungen, Zahlungen und Quittungen
- Personalakten, Verträge und Gehaltsabrechnung
- Einkauf, Anlagen und Inventar
- Schülerbeförderung, Mensa und Bibliothek
- Finanzberichte
Die täglichen Nutzer sind Mitarbeitende aus Finanzen, Personal und Betrieb. Ein ERP beurteilen Sie danach, ob die Schule effizient läuft und die Buchhaltung stimmt. Wenn Sie Produkte vergleichen, die unter dieser Bezeichnung verkauft werden, führt Sie unser Ratgeber zur Schulverwaltungssoftware durch die Auswahl.
Wo sich die drei überschneiden
Die meiste Verwirrung entsteht in fünf Bereichen, die mehr als ein System für sich beansprucht:
| Bereich | LMS | SIS | ERP |
|---|---|---|---|
| Noten | Noten für laufende Leistungen und Notenbuch | Offizielle Endnoten und Notenauszüge | Selten beteiligt |
| Einschreibung | Zugang zu Kursen | Aufnahme und offizielle Einschreibung | Durch die Einschreibung ausgelöste Gebühren |
| Eltern | Fortschritt und Nachrichten | Kontaktdaten und Familiendaten | Rechnungen und Zahlungen |
| Anwesenheit | Teilnahme an Unterricht und Live-Stunden | Offizielles Anwesenheitsregister | Anwesenheit des Personals |
| Zahlungen | Selten beteiligt | Manchmal Gebührenstatus | Kernfunktion |
Die Regel, die die meisten Probleme verhindert: Jede Information braucht genau ein führendes System, nämlich das, in dem sie angelegt und korrigiert wird. Andere Systeme dürfen sie anzeigen, sollten aber nicht darum konkurrieren, die maßgebliche Quelle zu sein. Überschneidende Funktionen sind in Ordnung, zwei führende Systeme für dieselben Daten sind es nicht.
Anzeichen, dass Ihre aktuelle Lösung nicht funktioniert
- Lehrkräfte tragen dieselbe Note in zwei Systeme ein, und die beiden weichen manchmal voneinander ab.
- Das Sekretariat exportiert jede Woche eine Tabelle aus einem System, um sie in ein anderes hochzuladen.
- Eltern brauchen getrennte Zugänge für Noten, Nachrichten und Gebühren.
- Niemand kann mit Sicherheit sagen, welche Telefonnummer oder Adresse einer Familie aktuell ist.
- Die Erstellung der Notenauszüge am Jahresende kostet Tage manueller Prüfung.
- Ein neuer Schüler besucht tagelang den Unterricht, bevor er in allen Systemen auftaucht.
Ein oder zwei dieser Punkte sind normale Reibung. Mehrere zusammen bedeuten meist, dass nie entschieden wurde, welches System welche Daten führt. Ein weiteres System macht dann alles schlimmer, wenn Sie das nicht zuerst klären.
Verbundene Systeme oder eine Plattform?
Es gibt zwei grundsätzliche Wege, Unterricht, Leistungsdaten und Finanzen abzudecken.
Spezialisierte Systeme, miteinander verbunden
Sie wählen in jedem Bereich das stärkste Produkt und verbinden die Produkte über Integrationen.
- Stärken: Tiefe in jedem Bereich und die Freiheit, ein Teil auszutauschen, ohne alles zu ersetzen. Das passt zu großen Einrichtungen mit spezialisierten Teams.
- Kosten: Integrationen, die gebaut und gepflegt werden müssen, mehr Anbieter und Verträge sowie Daten, die auseinanderlaufen, wenn eine Synchronisierung unbemerkt fehlschlägt.
Standards verringern den Aufwand. Der Standard OneRoster von 1EdTech deckt Klassenlisten und den Notenaustausch zwischen Systemen ab, und mit LTI lassen sich externe Werkzeuge innerhalb eines LMS öffnen. Fragen Sie die Anbieter, welche Standards sie heute unterstützen, welche davon zertifiziert und welche nur geplant sind.
Eine Plattform
Eine einzige Plattform deckt Unterricht und Leistungsdaten ab, manchmal auch Gebühren.
- Stärken: eine Anmeldung, ein Datenbestand und nichts zu synchronisieren. Endnoten fließen ohne Abtippen in die Notenauszüge, und Schulung und Support sind einfacher.
- Kosten: Die Tiefe kann zwischen den Modulen schwanken, einzelne Teile lassen sich schwerer austauschen, und Sie sind stärker von einem einzigen Anbieter abhängig.
Das Modell, auf das sich viele Schulen einigen
Ein verbreiteter Mittelweg ist ein LMS, das auch die Leistungsdaten verwaltet, von den laufenden Leistungen über Endnoten, Notenauszüge und das Elternportal bis zur Aufnahme, ergänzt um separate Buchhaltungs- und Personalsoftware. Unterricht und Leistungsdaten teilen sich einen Datenbestand, während die Finanzen in Werkzeugen bleiben, die für die Buchhaltung gebaut sind.
Planen Sie den Datenfluss vor dem Kauf
Zeichnen Sie, bevor Sie mit Anbietern sprechen, eine einfache Datenlandkarte auf einer Seite. Listen Sie die wichtigsten Datensätze untereinander auf: Lernende, Familien, Personal, Kurse, Einschreibungen, Noten für laufende Leistungen, Endnoten, Anwesenheit, Rechnungen und Zahlungen. Notieren Sie zu jedem, welches System ihn anlegt, welche Systeme ihn lesen müssen und wie oft er sich ändert.
Die Landkarte macht aus vagen Diskussionen konkrete Fragen. Werden Einschreibungen im Aufnahmeverfahren angelegt, aber innerhalb einer Stunde im LMS gebraucht, benötigen Sie eine Echtzeit-Integration oder eine einzige Plattform, keine nächtliche Tabelle. Müssen Endnoten jedes Halbjahr in ein Ministeriumssystem gelangen, muss jemand für diesen Export verantwortlich sein. Anbieter, die anhand Ihrer Landkarte antworten, sind weit nützlicher als Anbieter, die aus ihrer Broschüre antworten.
So entscheiden Sie
| Wenn Ihre Situation so aussieht | Erwägen Sie |
|---|---|
| Eine kleine oder neue Schule ohne SIS und mit kleinem Sekretariat | Ein LMS, das auch Leistungsdaten, Aufnahme und Elternkommunikation abdeckt |
| Eine Schule mit einem gut funktionierenden SIS | Ein eigenständiges LMS, das über Dateien oder einen Standard wie OneRoster daran angebunden wird |
| Eine große Universität mit etablierten Systemen der Studierendenverwaltung | Ein spezialisiertes SIS und LMS, verbunden über Standards |
| Eine kleine oder mittelgroße Hochschule oder ein neues College | Eine Plattform, die Kursanmeldung, Leistungsdaten und Lehre gemeinsam abdeckt |
| Ein Träger mit mehreren Schulen oder Standorten | Eine Plattform, die jede Schule mit getrennten Daten unter einem Konto führt |
| Eine Online-Schule mit Selbstlernkursen | Ein LMS, das bei der Kurserstellung stark ist und die Daten von der Einschreibung bis zum Notenauszug führt |
| Mitarbeiterschulungen in einem Unternehmen | Ein LMS neben Ihrem Personalsystem; ein SIS ist nicht nötig |
Wie das an Hochschulen und in Unternehmen aussieht
Dieselben drei Kategorien gibt es auch außerhalb von Schulen, nur unter anderen Namen.
- Hochschulen nennen das SIS meist Campus-Management-System oder Studierendenverwaltung. Es verwaltet Studiengänge und Studienpläne, Leistungspunkte, Kursanmeldung, GPA und Studienstatus, die alle komplexer sind als an Schulen. Unsere Ratgeber zur Auswahl eines Systems für die Kursanmeldung und zur Berechnung des GPA gehen ins Detail.
- Unternehmen brauchen selten ein SIS. Das entsprechende führende System ist das Personalsystem, in dem Mitarbeitende, Abteilungen und Führungskräfte geführt werden. Das LMS weist Schulungen zu, verfolgt den Abschluss und stellt Zertifikate aus.
Das Prinzip ist überall dasselbe: Legen Sie fest, welches System welche Daten führt, und verbinden Sie alles andere damit.
Fragen, die Sie vor dem Kauf stellen sollten
- Welches System führt welche Art von Daten: Lernende, Einschreibung, Noten, Anwesenheit und Gebühren?
- Wo tragen Lehrkräfte Noten ein, und wie gelangen Endnoten in die Notenauszüge?
- Was geschieht mit den Daten, wenn ein Schüler mitten im Halbjahr die Klasse wechselt?
- Welche Integrationen gibt es heute, welche sind nur geplant, und wer pflegt sie?
- Können wir unsere Daten jederzeit in Standardformaten exportieren?
- Wie viele getrennte Zugänge brauchen Personal, Lernende und Eltern?
- Welche Berichte müssen wir bei Behörden einreichen, und welches System erstellt sie?
Für einen vollständigen Fragenkatalog an Anbieter nutzen Sie unsere Checkliste für die LMS-Ausschreibung.
Häufige Fehler
- Ein ERP wegen seiner Finanzfunktionen kaufen und das schwache LMS hinnehmen, das dazugehört. Lehrkräfte spüren den Unterschied jeden Tag.
- Noten „vorerst“ an zwei Stellen eintragen. Vorübergehende Doppelerfassung wird meist zum Dauerzustand.
- Die Eltern vergessen. Liegen die Kontaktdaten der Familien in einem System und die Nachrichten in einem anderen, gehen Nachrichten an alte Nummern.
- Modul-Checklisten statt Abläufe vergleichen. Zwei Produkte können beide „Notenauszüge“ aufführen und völlig unterschiedlich funktionieren.
- Den Pflegeaufwand für Integrationen unterschätzen. Jede Verbindung braucht eine verantwortliche Person, Überwachung und einen Plan für den Fall, dass sich eine Seite ändert.
Wo Ilmoria sich einordnet
Ilmoria ist ein LMS, das die akademische Seite von Anfang bis Ende abdeckt: Kurserstellung, Prüfungen, das Notenbuch bis hin zu Endnoten und Notenauszügen, Zertifikate, das Elternportal, das Aufnahmeverfahren sowie Rechnungen an Lernende und Quittungen über Zahlungen, die die Schule erfasst. Für Hochschulen kommen Kursanmeldung, Studienleistungen mit GPA und Studienstatus sowie Anwesenheit mit Fehlzeitengrenzen hinzu. Ilmoria ist weder Buchhaltungs- noch Lohnabrechnungssystem und hat keine fertigen Integrationen mit anderen Systemen für Schüler- oder Studierendendaten. Es eignet sich daher für Einrichtungen, die Unterricht und Leistungsdaten an einem Ort haben und die Finanzen in ihrer Buchhaltungssoftware belassen möchten. Fortschrittsberichte, Anwesenheit und Studienstatus lassen sich als CSV exportieren. Sehen Sie, wie es an Schulen und Hochschulen funktioniert.