Wenn eine Schulleitung nach einer Schulverwaltungssoftware sucht, will sie meist vor allem eines: dass das Sekretariat nicht länger Papier und Tabellen hinterherlaufen muss. Aufnahmeunterlagen liegen in einem Postfach, Gebühren in einer Tabelle, die Anwesenheit im Klassenbuch, Noten in einer weiteren Datei, und Eltern rufen an, um nach alldem zu fragen.
Doch „Schulverwaltungssystem“ ist ein weiter Begriff, und Anbieter verwenden ihn für sehr unterschiedliche Produkte. Dieser Leitfaden erklärt, was ein solches System üblicherweise abdeckt, wie es sich von einem Lernmanagementsystem unterscheidet und was Sie vor dem Kauf fragen sollten. Am Ende steht eine Checkliste, die Sie zum ersten Termin mit jedem Anbieter mitnehmen können.
Was eine Schulverwaltungssoftware abdeckt
Eine Schulverwaltungssoftware, auch Schulverwaltungssystem oder Schülerinformationssystem genannt, ist die offizielle Akte der Schule: wer die Schüler sind, in welcher Klassenstufe und Klasse sie sind, wie es um ihre Finanzen steht und welche bestätigten Noten sie haben. Die meisten Systeme decken diese Bereiche ab:
- Aufnahme und Einschreibung: Bewerbungen, Unterlagen, Einstufungstests und die Aufnahmeentscheidung.
- Schüler- und Familiendaten: das Schülerprofil, Eltern und Telefonnummern, offizielle Dokumente.
- Gebühren und Rechnungen: Raten, Geschwisterrabatte, Rechnungen und Quittungen, Zahlungsstatus.
- Anwesenheit: tägliche oder stundenweise Anwesenheit und eine Benachrichtigung an die Eltern, wenn ein Schüler fehlt.
- Stundenpläne: die Zuordnung von Lehrkräften zu Klassen und Stunden.
- Noten und Zeugnisse: Endnoten, Halbjahreszeugnisse und Notenauszüge.
- Kommunikation: Ankündigungen, Nachrichten und ein Elternportal.
- Berichte: Auswertungen für die Schulleitung und für die Behörden.
Manche Systeme ergänzen Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Schülertransport und Kantine und rücken damit in die Nähe eines ERP-Systems. Klären Sie, was Sie tatsächlich brauchen, bevor eine lange Liste Sie beeindruckt; die Hälfte davon nutzen Sie womöglich nie.
Schulverwaltungssoftware oder LMS?
Hier liegt die meiste Verwirrung. Eine Schulverwaltungssoftware verwaltet die Schule: den Schüler, seine Akte, seine Gebühren und seine offiziellen Noten. Ein Lernmanagementsystem verwaltet das Lernen: Kurse, Lektionen, Aufgaben, Tests und Feedback.
| Schulverwaltungssoftware | Lernmanagementsystem | |
|---|---|---|
| Hauptnutzer | Administratoren, Schülerverwaltung und Buchhaltung | Lehrkräfte und Schüler |
| Die Frage, die es beantwortet | Wer ist dieser Schüler, und welchen offiziellen Status hat er? | Was lernt dieser Schüler, und wie kommt er voran? |
| Beispiele | Aufnahme, Gebühren, Anwesenheit, Notenauszüge | Lektionen, Aufgaben, Tests, das tägliche Notenbuch |
| Wenn es fehlt | Aufnahmeunterlagen gehen verloren, und der Gebühreneinzug gerät ins Stocken | Lehrkräfte bauen Kurse jedes Jahr neu auf, und Schüler bekommen nie Feedback |
Das Problem: Noten liegen in beiden. Die Lehrkraft bewertet im LMS, und das Zeugnis kommt aus der Schulverwaltungssoftware. Ohne zuverlässige Verbindung zwischen beiden überträgt das Sekretariat Noten von Hand, und es schleichen sich Fehler ein. Deshalb entscheiden sich manche Schulen für eine Plattform, die beide Seiten abdeckt, und andere für zwei verbundene Systeme. Diese Entscheidung erklären wir ausführlich in LMS, SIS oder Schul-ERP.
Aufnahme und Gebühren: Hier beginnt das Schuljahr
Die Aufnahmephase ist der erste echte Test für jedes System. Lassen Sie sich vom Anbieter den gesamten Weg eines neuen Schülers zeigen:
- Ein Elternteil füllt die Bewerbung über einen Link aus und lädt Geburtsurkunde, Ausweis und das letzte Zeugnis hoch.
- Der Schüler legt online einen Einstufungstest ab, sofern Ihre Schule einen verlangt.
- Die Aufnahmekommission prüft Bewerbung, Unterlagen und Ergebnis und entscheidet.
- Die Eltern erhalten die Entscheidung und danach die erste Rechnung.
- Aus dem angenommenen Bewerber wird ein eingeschriebener Schüler in der richtigen Klassenstufe und Klasse, ohne dass jemand seine Daten neu eintippt.
Fragen Sie bei den Gebühren nach Ratenzahlung, Rabatten, Quittungen auf Arabisch und danach, wie Eltern den Zahlungsstatus sehen. Fragen Sie auch ganz direkt: Nimmt das System Kartenzahlungen online entgegen, oder erfasst die Schule Zahlungen, die per Überweisung oder am Schalter eingehen? Beides kann funktionieren, doch der Unterschied prägt den Arbeitsalltag der Buchhaltung und Ihre Vereinbarung mit der Bank. Erhebt Ihre Schule Mehrwertsteuer, klären Sie die Anforderungen an Rechnungen mit Ihrer Buchhaltung. Unsere Seite zur Online-Aufnahme zeigt, wie die erste Hälfte dieses Weges aussehen kann.
Anwesenheit, Noten und Notenauszüge
Die tägliche Anwesenheit wirkt einfach, bis Sie die Fehlzeiten eines Schülers für das ganze Halbjahr brauchen oder eine automatische Benachrichtigung an die Eltern nach dem dritten Fehltag. Fragen Sie:
- Kann eine Lehrkraft die Anwesenheit auf dem Smartphone in weniger als einer Minute erfassen?
- Wird die Fehlquote automatisch berechnet, und lässt sich ein Höchstwert passend zu Ihrer Regelung festlegen?
- Werden Eltern über Abwesenheiten benachrichtigt?
- Lässt sich die Anwesenheit für Berichte an die Behörden exportieren?
An Hochschulen hängt die Anwesenheit damit zusammen, dass Studierende von der Abschlussprüfung ausgeschlossen werden, sobald sie die zulässige Fehlquote überschreiten. Das behandeln wir in unserem Leitfaden zur Anwesenheitsregelung an Hochschulen.
Bei Noten ist nicht die Eingabe das Schwierige, sondern ihr Schutz. Fragen Sie, wer Endnoten bestätigt, ob sie nach der Bestätigung gesperrt werden, ob jede Änderung mit Begründung protokolliert wird und ob das System Notenauszüge und GPA ohne manuelles Abschreiben erstellt. Berechnet Ihre Schule Durchschnitte mit Notenpunkten oder mit Prozentwerten, prüfen Sie, ob das System Ihre Methode genau umsetzt. Unser Leitfaden zur Berechnung des GPA erklärt die gängigen Methoden, und unsere Seite zu Studienleistungen zeigt, wie eine saubere Kette von der Bewertung bis zum Notenauszug aussieht.
Eltern: der Bildschirm, nach dem Ihre Schule beurteilt wird
Eltern sehen von Ihrem System vielleicht nur einen einzigen Bildschirm, beurteilen danach aber die ganze Schule. Ein gutes Elternportal beantwortet ihre Fragen, bevor sie zum Telefon greifen:
- Noten und verspätete Arbeiten ihrer Kinder, über ein Konto für alle Geschwister.
- Anwesenheit und Fehlzeiten.
- Rechnungen und Zahlungsstatus.
- Ankündigungen der Schule und Nachrichten der Lehrkräfte, mit der Möglichkeit zu antworten.
- Alles auf dem Smartphone und vollständig auf Arabisch.
Unser Leitfaden zum Elternportal enthält eine längere Liste dessen, was Eltern wirklich brauchen, und dessen, was sie nicht sehen müssen.
Arabisch und Rechts-nach-links-Darstellung
Viele Systeme geben an, sie würden „Arabisch unterstützen“, und Schulen stellen dann fest, dass die Unterstützung bei übersetzten Menüs endet. Testen Sie diese Punkte in der Demo selbst:
- Wird die gesamte Oberfläche von rechts nach links gespiegelt, einschließlich Tabellen, Listen und Symbolen?
- Erscheinen lange arabische Namen, etwa ein vollständiger vierteiliger Name, ganz, ohne abgeschnitten zu werden?
- Findet die Suche „أحمد“, wenn jemand „احمد“ ohne Hamza eintippt?
- Werden Zertifikate, Notenauszüge und Rechnungen auf Arabisch und in sauberer arabischer Schrift ausgegeben?
- Kann jeder Nutzer seine eigene Sprache wählen, sodass eine Lehrkraft auf Englisch arbeitet, während ein Elternteil Arabisch nutzt?
Mehr dazu finden Sie in unserem Leitfaden zum arabischen LMS und auf der Seite darüber, was eine vollständig zweisprachige Oberfläche in der Praxis bedeutet.
Fragen zum Datenschutz
Schülerdaten gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Organisation verwaltet: Namen von Kindern, Ausweisnummern, Adressen, Noten und manchmal Gesundheitsdaten. Die Golfstaaten haben Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten erlassen, darunter das saudi-arabische Personal Data Protection Law, das Bundesgesetzesdekret Nr. 45 von 2021 der Vereinigten Arabischen Emirate und das katarische Gesetz Nr. 13 von 2016; unsere Seiten zu Saudi-Arabien, den Vereinigten Arabischen Emiraten und Katar fassen sie zusammen. Stellen Sie jedem Anbieter diese Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben:
- Wo werden die Daten gehostet, und verlassen sie das Land?
- Wer beim Anbieter kann auf Schülerdaten zugreifen, und warum?
- Werden die Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und wie oft werden Sicherungen erstellt?
- Werden Berechtigungen nach Rollen vergeben, sodass eine Lehrkraft nur ihre eigenen Schüler sieht und ein Elternteil nur die eigenen Kinder?
- Wie exportiert die Schule bei Vertragsende alle ihre Daten, und in welchem Format?
- Wie werden Daten auf Anfrage gelöscht, und wie werden Sicherheitsvorfälle gemeldet?
Betreiben Sie eine staatliche Schule oder unterstehen Sie einer Bildungsaufsicht, fragen Sie auch nach deren Anforderungen, die strenger sein können als das allgemeine Gesetz.
Eine Checkliste für den Kauf
Nutzen Sie diese Liste in der Demo und bitten Sie den Anbieter, jeden Punkt live im Produkt vorzuführen, nicht auf Folien:
- Ein Elternteil reicht eine Bewerbung vom Smartphone aus ein und lädt Unterlagen hoch.
- Die Aufnahmekommission prüft und nimmt sie an, und daraus wird ein eingeschriebener Schüler.
- Eine Rechnung und eine Quittung auf Arabisch mit dem Logo der Schule.
- Eine Lehrkraft erfasst die Anwesenheit, und die Eltern sehen die Abwesenheit.
- Endnoten werden bestätigt und gesperrt, dann wird ein Notenauszug mit GPA ausgestellt.
- Ein Elternteil mit drei Kindern verfolgt alle über ein einziges Konto.
- Die gesamte Oberfläche auf Arabisch und auf Englisch, mit Wechsel zwischen beiden Sprachen.
- Anwesenheit und Noten als Datei exportiert, die sich in Excel öffnen lässt.
- Schriftliche Antworten zu Hosting, Berechtigungen, Sicherungen und Datenexport.
- Ein klarer Preis für drei Jahre, der Einrichtung, Schulung und Support einschließt.
Wenn Sie gleichzeitig ein LMS auswählen, lesen Sie, wie Sie ein LMS auswählen, und nutzen Sie unsere Bewertungsmatrix für LMS, um Anbieter nach denselben Kriterien zu vergleichen.
Und Hochschulen?
Hochschulen brauchen alles, was ein Schulsystem leistet, und mehr: Fakultäten, Fachbereiche und Studiengänge mit Studienplänen, ein Kursverzeichnis mit Voraussetzungen, eine Kursanmeldung, die Überschneidungen im Stundenplan, Grenzen für Leistungspunkte und freie Plätze prüft, Semester- und kumulativen GPA sowie akademische Warnungen. Ein übliches Schulsystem deckt das oft nicht ab, fragen Sie also gezielt danach. Unser Leitfaden zu Systemen für die Kursanmeldung erklärt, was ein solches System leisten sollte, und unsere Seite zu den Anforderungen von Hochschulen an ein LMS deckt den Rest ab.
Wie Ilmoria dabei hilft
Ilmoria ist eine Lernplattform, die das Lernen und einen Großteil der Schulverwaltung an einem Ort zusammenführt: Aufnahme mit Links für Online-Bewerbungen und Einstufungstests, Schülerunterlagen, Rechnungen, Quittungen und Zahlungsstatus, das Notenbuch, vom Personal bestätigte und gesperrte Endnoten, Notenauszüge mit GPA und ein Elternportal, alles vollständig auf Arabisch und Englisch. Für Hochschulen kommen die Kursanmeldung und die Anwesenheit mit Fehlzeitengrenze hinzu. Kartenzahlungen nimmt Ilmoria nicht entgegen (die Schule erfasst die eingegangenen Zahlungen), und es bindet keine anderen Schülerinformationssysteme an. Wenn das zu Ihrer Schule passt, buchen Sie eine Demo und bringen Sie diese Checkliste mit.