De nombreuses universités du Golfe et du monde arabe fixent, pour chaque cours, la part maximale des séances qu’un étudiant peut manquer. Au-delà, l’étudiant est généralement exclu de l’examen final de ce cours. Connaître la politique d’assiduité de votre université, et vérifier tôt votre propre taux d’absence, vous protège contre l’une des façons les plus évitables de perdre un cours.
Les politiques varient d’une université à l’autre, et parfois d’une faculté à l’autre au sein d’une même université. Considérez les chiffres ci-dessous comme des exemples, et cherchez la règle qui s’applique à vous dans votre règlement des études et des examens, dans le syllabus du cours et sur votre portail étudiant.
Comment fonctionne généralement le plafond d’absences
Le modèle habituel comporte trois éléments :
- Un plafond par cours, exprimé en pourcentage des séances ou des heures de cours prévues. Un plafond de 25 % est un exemple courant : l’étudiant doit assister à au moins trois quarts des séances.
- Des avertissements en chemin, par exemple un premier avertissement vers 10 % et un second vers 15 à 20 %, pour que les étudiants soient prévenus tant qu’il est encore temps.
- L’exclusion une fois le plafond atteint. Un étudiant qui le dépasse ne peut pas se présenter à l’examen final de ce cours. Beaucoup d’universités enregistrent alors une note spéciale, souvent notée DN (denied, c’est-à-dire refusé), et la comptent comme un échec dans le GPA.
Le plafond s’applique à chaque cours séparément. Une assiduité parfaite dans quatre cours ne compense pas un excès d’absences dans le cinquième.
Comment calculer votre taux d’absence
La formule est simple : taux d’absence = heures (ou séances) manquées ÷ total des heures (ou séances) prévues dans le semestre × 100. Ce qui piège les étudiants, c’est l’unité. Certaines universités comptent des heures, d’autres des séances, et un cours magistral de 75 minutes peut compter comme une séance ou comme une heure et quart.
Exemple 1 : trois cours d’une heure par semaine
Un cours de 3 crédits a lieu le dimanche, le mardi et le jeudi pendant une heure, sur un semestre de 15 semaines. Cela fait 45 heures, et 25 % de 45 font 11,25 heures. L’étudiant peut manquer 11 cours ; la 12e absence lui fait dépasser le plafond.
Exemple 2 : deux cours de 75 minutes par semaine
Le même cours a lieu le lundi et le mercredi pendant 75 minutes, soit 30 séances. Un quart de 30 fait 7,5 : 7 absences sont donc autorisées et la 8e franchit la limite. Ici, le résultat est le même, que l’université compte des séances ou des heures.
Exemple 3 : un cours avec TP
Certains cours associent des cours magistraux à un TP hebdomadaire. Un cours de sciences de 4 crédits peut comporter chaque semaine trois heures de cours magistral et un TP de deux heures : 45 heures de cours et 30 heures de TP sur 15 semaines. Selon le règlement, le plafond s’applique aux 75 heures ensemble, ou séparément aux cours et aux TP. Manquer quatre TP représente 8 heures. C’est bien en dessous de 25 % de 75 heures (18,75), mais au-dessus de 25 % des 30 heures de TP (7,5) si les TP sont comptés à part.
| Emploi du temps hebdomadaire (15 semaines) | Total | Plafond de 25 % | Absences autorisées |
|---|---|---|---|
| 3 cours d’une heure | 45 heures | 11,25 heures | 11 cours |
| 2 cours de 75 minutes | 30 cours | 7,5 cours | 7 cours |
| 1 cours du soir de 3 heures | 15 cours (45 heures) | 3,75 cours | 3 cours |
| Un TP hebdomadaire de 2 heures, compté à part | 30 heures | 7,5 heures | 3 TP |
Regardez le cours du soir : trois absences épuisent tout le quota, si bien qu’une seule semaine manquée coûte cher. Les séances qui n’ont jamais eu lieu, comme les jours fériés, ne doivent pas entrer dans le total. Et demandez comment votre université arrondit : certaines arrondissent à la séance entière inférieure, comme ci-dessus, tandis que d’autres utilisent le pourcentage exact.
Absences excusées : ce qui est généralement accepté
Les universités traitent les absences excusées de deux manières. Certaines ne les comptent pas du tout dans le plafond. D’autres comptent toutes les absences et n’examinent les justificatifs qu’au moment de décider s’il faut lever une exclusion. Dans les deux cas, une excuse n’aide que si elle est acceptée, ce qui dépend généralement de quatre éléments :
- Le motif : parmi les motifs couramment acceptés figurent la maladie ou l’hospitalisation avec un certificat médical, le décès d’un proche parent, une mission officielle confiée par l’université et un rendez-vous officiel impossible à déplacer. Les voyages et les obligations professionnelles ne sont généralement pas acceptés.
- Le justificatif : un certificat médical ou un document officiel, et non une photo sur votre téléphone ou un mot personnel.
- Le délai : beaucoup d’universités exigent le justificatif dans les quelques jours ouvrables qui suivent votre retour, par exemple dans la semaine.
- La procédure : il passe par le portail étudiant ou le service des affaires étudiantes, pas par l’enseignant croisé dans le couloir.
Même avec des excuses acceptées, certaines universités fixent un plafond au-delà duquel l’étudiant ne peut toujours pas passer l’examen, parce qu’il a manqué une trop grande partie du cours pour être évalué équitablement. Dans ce cas, se retirer du cours avant la date limite peut être une meilleure issue qu’une note d’exclusion. Demandez conseil à votre référent pédagogique avant de décider.
Retards et départs anticipés
C’est avec les règles sur les retards que les étudiants perdent le plus souvent le fil de leur décompte. Les approches courantes sont les suivantes :
- Arriver avec plus d’un certain nombre de minutes de retard, par exemple 10 ou 15, compte comme une absence.
- Un certain nombre de retards, par exemple trois, équivaut à une absence.
- Partir avant la fin sans autorisation est traité comme un retard.
- Dans les cours en ligne en direct, l’enseignant fait l’appel comme en salle ; ouvrir le lien ne signifie pas toujours que vous êtes noté présent.
Lisez le syllabus dès la première semaine. C’est généralement là que l’enseignant fixe la règle du cours sur les retards, dans les limites prévues par la politique de l’université.
L’assiduité dans les cours en ligne et hybrides
De plus en plus de cours se déroulent en partie ou entièrement en ligne, et les règles d’assiduité les suivent généralement. Les cours en ligne en direct sont en principe traités comme les cours en salle : l’enseignant note qui était présent, et le même plafond s’applique. Quelques points piègent les étudiants :
- Regarder un enregistrement plus tard compte rarement comme une présence au cours en direct, même si vous le regardez en entier.
- Rejoindre le lien de la réunion et le laisser tourner dans un autre onglet peut ne pas compter non plus, si l’enseignant vérifie la participation pendant le cours.
- Une mauvaise connexion n’est pas automatiquement une excuse. Si votre connexion coupe, prévenez immédiatement l’enseignant et gardez une capture d’écran ou notez l’heure.
- Dans les cours hybrides, vérifiez si les séances en ligne et les séances sur le campus comptent pour le même plafond ou séparément.
Les erreurs fréquentes des étudiants
- Compter des jours au lieu de séances. Manquer un dimanche peut signifier manquer trois cours dans trois matières différentes.
- Croire que les absences excusées ne comptent jamais. Dans certaines universités, elles comptent tant qu’aucune décision n’a été prise sur le justificatif.
- Oublier le TP. Les TP sont souvent comptés à part, et leur quota est bien plus réduit.
- Négliger la première semaine. Dans beaucoup d’universités, les absences comptent dès la première séance prévue, et non à partir du jour où vous avez enfin finalisé votre inscription.
- Attendre l’avertissement. Quand le second avertissement arrive, il ne reste parfois qu’une ou deux absences.
- Se fier à sa mémoire. Ce sont les relevés des enseignants qui comptent : vérifiez le portail plutôt que votre propre décompte.
Ce que les étudiants doivent faire
- Lisez dès la première semaine la partie du règlement de votre université consacrée à l’assiduité, ainsi que le syllabus de chaque cours.
- Calculez votre quota d’absences pour chaque cours avec la méthode ci-dessus, et notez-le.
- Consultez votre relevé d’assiduité sur le portail étudiant toutes les semaines ou toutes les deux semaines, et signalez immédiatement une erreur à l’enseignant, tant qu’elle est facile à corriger.
- Déposez vos justificatifs à temps, par la voie officielle, avec des pièces officielles.
- Prenez un premier avertissement au sérieux : la marge restante est plus mince qu’elle n’en a l’air.
- Si vous approchez du plafond pour des raisons indépendantes de votre volonté, parlez des options possibles à votre référent pédagogique, y compris le retrait du cours avant la date limite.
Un cours dont vous êtes exclu entre généralement dans votre GPA comme un échec : mieux vaut donc savoir comment se calcule le GPA et à quel point un seul échec peut le faire bouger.
Ce que les enseignants doivent faire
- Faire l’appel à chaque séance, de la même façon, dès la première semaine.
- L’enregistrer dans le système officiel le jour même, et non sur papier pour le saisir plus tard.
- Indiquer clairement la règle du cours sur les retards dans le syllabus.
- Prévenir les étudiants lorsqu’ils atteignent chaque seuil, pour que personne n’apprenne son exclusion pendant la semaine des examens.
- Transmettre les justificatifs au service compétent au lieu d’en décider seul, pour que chaque étudiant soit jugé selon les mêmes critères.
- Avant l’examen final, passer en revue avec le département et le service des affaires étudiantes la liste des étudiants qui ont dépassé le plafond.
Ce dont ont besoin les affaires étudiantes et la scolarité
Dans les dernières semaines du semestre, l’assiduité devient une question de dossiers. Le service des affaires étudiantes a besoin d’une liste fiable des étudiants en avertissement et au-delà du plafond, par cours et par groupe, assez tôt pour les prévenir et préparer les listes d’examen. Cela ne fonctionne que si les enseignants font l’appel de façon régulière et si le système calcule les pourcentages de la même manière pour chaque étudiant.
Les changements de groupe pendant la période d’ajout et d’abandon demandent une attention particulière : les absences doivent suivre l’étudiant dans son nouveau groupe. Notre guide pour choisir un système d’inscription aux cours aborde ce point et d’autres règles d’inscription.
La place d’Ilmoria
Dans Ilmoria, les enseignants font l’appel pour chaque groupe dans le module d’assiduité, les étudiants voient leurs absences par rapport au plafond, ceux qui le dépassent sont exclus de l’examen final du cours, et le service des affaires étudiantes peut exporter les listes d’assiduité en CSV. Ce module fait partie de la plateforme d’Ilmoria pour les universités, aux côtés des inscriptions, du GPA et de la situation académique. Réservez une démo et nous le présenterons à votre équipe.